ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LAO ĐỘNG 

 BẰNG PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC NHÓM

 

TS. Trần Hữu Hà*

*Giám đốc Học viện CBQL Xây dựng và đô thị

 

            Kỹ năng làm việc nhóm là môi trường tốt để các nhân viên có thể hỗ trợ, tương tác giúp đỡ lẫn nhau trong công việc, từ đó nâng cao chất lượng lao động, công việc được hoàn thành hiệu quả và năng suất hơn. Đối với các đơn vị hiện nay, làm việc nhóm là vấn đề then chốt giúp nâng cao hiệu quả làm việc với nguồn lực ít hơn làm việc cá nhân.

 

            LÀM VIỆC NHÓM

Lợi ích của làm việc nhóm

 Tận dụng năng khiếu, kỹ năng, khả năng của từng thành viên thành sức mạnh tập thể. Ảnh hưởng của nhóm giúp thay đổi hành vi, thái độ cá nhân theo chiều hướng tốt. Nhìn/xem xét/giải quyết vấn đề sâu/rộng/toàn diện hơn, do có nhiều thành viên khác nhau, có kinh nghiệm và kiến thức khác nhau. Nhiều thành viên sẽ giúp đỡ được một cá nhân trong nhóm khắc phục những khó khăn đang gặp phải.

Các hình thức của nhóm làm việc

          Nhóm chính thức là nền tảng quan trọng của một tổ chức. Nhóm này thường làm việc lâu dài, thực hiện những công việc lặp đi lặp lại và có sự phân công rõ ràng, thể hiện dưới các hình thức sau:

§ Nhóm điều hành đa năng ở cấp Giám đốc, có trình độ chuyên môn cao;

§ Nhóm làm việc đa chức năng ở tất cả mọi cấp, dùng kiến thức chuyên môn để giải quyết vấn đề và điều hành những dự án;

§ Nhóm kinh doanh có ở tất cả mọi cấp trong tổ chức, gồm những người có cùng chuyên môn và làm việc lâu dài nhằm đảm nhận những đề án cụ thể;

§ Nhóm hỗ trợ chính thức giúp quản lý chuyên môn nội bộ trong từng lĩnh vực.

          Nhóm không chính thức: Gồm những người tập hợp lại với nhau nhưng không thường xuyên để thực hiện công việc trên cơ sở không chính thức trong tất cả mọi tổ chức. Nhóm làm việc không chính thức có thể hình thành theo hình thức chỉ định để giải quyết nhu cầu, như:

§ Nhóm theo dự án tạm thời cùng làm việc với nhau để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể;

§ Nhóm tạo ra sự thay đổi thảo luận chiến lược hoặc xử lý sự cố khi một vấn đề cụ thể xảy ra chỉ một lần;

§ Nhóm “nóng” thảo luận lấy ý kiến đối với những đề án đòi hỏi có sự sáng tạo nhưng vẫn bảo đảm được tính độc lập và tự do phát biểu trong thảo luận;

§ Nhóm công tác tạm thời giải quyết không chính thức nhưng vấn đề và công việc cụ thể trong thời gian ngắn.

 

Sự khác nhau giữa nhóm chính thức và không chính thức

          Nhóm làm việc càng chính thức thì sự lãnh đạo có khuynh hướng càng nguyên tắc, những quy trình và quy định làm việc của đơn vị phải được tuân thủ, thường xuyên thực hiện báo cáo, ghi chép tiến độ và những kết quả đạt được.

          Các nhóm không chính thức làm việc theo quy trình ít chặt chẽ hơn, những ý tưởng và giải pháp giải quyết cho vấn đề có thể được đưa ra không thường xuyên.

Quản lý Nhóm

Quản lý nhóm hiệu quả là làm cho nhóm đạt được mục tiêu đề ra, thành viên hướng đến mục tiêu chung, quản trị tốt xung đột và chịu trách nhiệm rõ ràng. Để có được những đặc điểm đó, nhóm cần được hoạt động trong môi trường tốt, có đầy đủ nguồn lực hỗ trợ nhận được từ tổ chức, thành viên nhóm tin cậy lẫn nhau và tin tưởng lãnh đạo, hệ thống đánh giá thành tích, thưởng công bằng và minh bạch. Tuy nhiên, nhân tố chính dẫn đến thành công là vai trò của người quản trị nhóm.

Trước tiên, quản trị nhóm giữ vai trò quan trọng trong việc lựa chọn và quyết định nhân sự của nhóm. Một nhóm hoạt động hiệu quả thường có những cá nhân đa dạng về kỹ năng chuyên môn kỹ thuật, kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định, kỹ năng tương tác... Mặt khác, nhóm cần lựa chọn những thành viên dựa trên tính cách và sở thích của họ.

Kế đến, quản trị nhóm vạch ra những chuẩn mực chung của nhóm và thiết kế quy trình, công việc hợp lý cho nhóm. Những chuẩn mực này bao gồm việc xác định rõ ràng mục tiêu, yêu cầu tham gia và lắng nghe lẫn nhau, khuyến khích bất đồng tích cực và quyết định đồng lòng, giao tiếp cởi mở, phân công và quy định rõ ràng, chia sẻ trách nhiệm...

Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng tương tác giữa các thành viên trong một nhóm, nhằm thúc đẩy hiệu quả công việc, phát triển tiềm năng của tất cả các thành viên.

Đặc điểm cần thiết của nhóm

Nhiệm vụ và ranh giới của nhóm được xác định rõ ràng.

Quyền hạn được phân chia cụ thể để quản lý các quy trình làm việc.

Cần phải có một sự ổn định về các thành viên của nhóm trong một khoảng thời gian nhất định.

Thành lập một nhóm làm việc, học tập là nhiệm vụ đầu tiên của trưởng nhóm

CÁC GIAI ĐOẠN HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN NHÓM

Hình thành nhóm

Thành lập một nhóm làm việc là nhiệm vụ đầu tiên của trưởng nhóm. Giai đoạn này mọi thành viên trong nhóm đều mới biết nhau hay mới làm việc chung với nhau. Đây là giai đoạn mà mọi thành viên trong nhóm thăm dò nhau, đánh giá khả năng của nhau. Các thành viên thường tìm thông tin cá nhân khác và so sánh với chính bản thân mình, từ đó tìm ra các phương thức hoạt động cụ thể.

Để hoạt động hiệu quả, giai đoạn này cần:

o Thiết lập các mục tiêu mang tính thách thức nhưng vẫn thực tế theo thời hạn hoàn thành của nhóm.

o Xây dựng sự thống nhất: Họp nhóm là cách tốt nhất để phát huy tinh thần và tạo thói quen làm việc theo nhóm ngay từ giai đoạn mới bắt đầu thành lập.

o Xây dựng lòng tin trong nhóm: Lòng tin là yếu tố chủ yếu và quan trọng nhất bảo đảm sự thành công của nhóm. Các nhóm phát triển đều dựa vào lòng tin lẫn nhau, vì thế lòng tin cần được xây dựng ngay từ đầu trong quá trình hoạt động của nhóm.

Giai đoạn “Bão táp”

Giai đoạn cạnh tranh, xác định vị trí của từng cá nhân trong nhóm. Đây là giai đoạn mọi thành viên trong nhóm tìm cách để thể hiện khả năng tốt nhất, nổi trội nhất của mình, do vậy, dễ xuất hiện cạnh tranh. Nếu sự cạnh tranh mang tính chuyên môn thì nhóm sẽ phát triển tốt, vì sau sự cạnh tranh, nhóm sẽ phân công được các thành viên “đúng người, đúng việc”. Nếu sự cạnh tranh mang tính cá nhân, không lành mạnh, trong nhóm sẽ xuất hiện mâu thuẫn, gây nên những tư tưởng bất mãn trong nhóm. Để giải quyết các vấn đề phát sinh, ở giai đoạn này cần:

o Vai trò của trưởng nhóm được phát huy tối đa trong việc định hướng hoạt động và giải quyết các xung đột cá nhân;

o Hướng mọi hành vi vào nhiệm vụ;

o Không nên tham gia vào các dự án lớn hoặc các công việc đòi hỏi sự phối hợp và đồng bộ cao;

o Cần có sự quyết đoán ở một mức độ nhất định;

o Cần chấp nhận một số thất bại để rút kinh nghiệm và xem đó như một tất yếu trong quá trình phát triển nhóm.

Giai đoạn ổn định

Giai đoạn chấp nhận sự khác biệt với nhau, môi trường thay đổi. Các thành viên tìm hiểu nhau ở mức độ sâu hơn, hiểu nhau về cá tính và khả năng. Cá nhân xuất sắc sẽ tìm cách vươn lên để khẳng định mình trong nhóm bằng khả năng, kỹ năng, hay kinh nghiệm nhằm mục đích đóng góp cho sự phát triển chung của nhóm. Cá nhân yếu sẽ tự rút lui trong các cuộc tranh chấp khẳng định vị thế, họ tự tìm cho mình hướng đi mới, một lĩnh vực mới trong nhóm. Để giải quyết các vấn đề phát sinh, ở giai đoạn này cần:

o Vai trò và nhiệm vụ của trưởng nhóm được chuyển dần vào các thành viên;

o Phát huy tính dân chủ, tiếng nói của tập thể là quan trọng nhất;

o Quy trình và biểu mẫu cần được đặt nặng, hướng mọi người làm việc theo chuẩn và thể hiện tính chuyên nghiệp;

o Không nên phân tán lực lượng;

o Nên tham gia vào các dự án có khách hàng và có ràng buộc về thời gian.

Giai đoạn “Trưởng thành”

Giai đoạn chia sẻ lãnh đạo và trách nhiệm. Từng cá nhân trong nhóm có “chỗ đứng” thích hợp. Hiểu nhau sâu sắc hơn, quen dần với công việc, sự phối hợp nhịp nhàng hơn, nên kết quả công việc được giải quyết nhanh, gọn và hiệu quả cao. Có sự hình thành thứ bậc, ngôi vị trong nhóm. Để giải quyết các vấn đề phát sinh, ở giai đoạn này cần:

o Mỗi thành viên hãy là một thủ lĩnh của chính mình, phát huy cao độ những năng lực cá nhân, tăng cường sự tín nhiệm lẫn nhau;

o Tôn trọng những cá nhân làm việc hiệu quả theo cách riêng của họ;

o Ý thức trách nhiệm cao, không cần giám sát và điều khiển các công việc của các thành viên

o  Nên tham gia vào các dự án quan trọng.

Giai đoạn kết thúc

           Khi các mục tiêu của nhóm đã đạt được. Cả nhóm cùng vượt qua các khó khăn để đạt được các mục tiêu đề ra. Cả nhóm cùng nhau nhìn lại các hoạt động trong thời qua, tự mỗi cá nhân rút ra cho mình một bài học kinh nghiệm mới.

Quản trị nhóm vạch ra những chuẩn mực chung của nhóm và thiết kế quy trình, công việc hợp lý cho nhóm

 

CÁC NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC NHÓM

Tạo sự đồng thuận

Những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bồi đắp tinh thần đồng đội và thói quen làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm, giúp các thành viên mới làm quen với nhau, tạo sự nhất trí về các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức.

Thiết lập các mối quan hệ với ban quản trị

Mọi nhóm cần có sự hỗ trợ của đội ngũ thâm niên ở cơ quan chủ quản. Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là: Người bảo trợ chính của nhóm; Người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan; Người quản lý tài chính của nhóm.

Khuyến khích óc sáng tạo

Nhiều người trở thành những kẻ chỉ biết làm theo kinh nghiệm và tính cách riêng của họ. Hãy phá thế thụ động ấy và tạo tính sáng tạo. Đừng để nhóm bị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạo và những kẻ thụ động. Muốn vậy, bạn luôn biết hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng, để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất.

Phát sinh những ý kiến mới

Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo và cần một hình thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi. Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn thấy. Sau đó, loại bỏ những ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi.

Những điểm cần ghi nhớ:

o Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể đôi khi được gọi là “tư duy hành động nhóm”.

o Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo.

o Đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào trong buổi họp.

o Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại có thể đưa đến những giải pháp đáng giá.

o Cần ghi mọi ý kiến lên bảng cho dù đấy chưa hẳn là ý kiến độc đáo.

o Những ý kiến sáng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cao hơn ý kiến của một cá nhân đưa ra.

Học cách ủy thác

Sự ủy thác có hai hình thức: Ủy thác công việc và ủy thác quyền hành.

Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗi kế hoạch thành các phần việc riêng và với mục tiêu riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm. Sau đó, phó mặc cho họ và chỉ can thiệp khi không đạt mục tiêu.

Việc ủy thác quyền hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người được ủy quyền đầy đủ quyền và để họ được hành xử nó.

Khi ủy thác, cần nhận diện các loại đặc tính:

o Có khả năng muốn thực hiện: Đây là trường hợp ta gặp người được ủy nhiệm lý tưởng, sẵn lòng nhận trách nhiệm và cũng sẵn lòng tham khảo ý kiến người khác, thực hiện theo ý khi được ủy nhiệm.

o Có khả năng không muốn thực hiện: Loại người này không sẵn lòng học hỏi và tiếp thu ý kiến của người khác, thiếu tinh thần hợp tác, không nên giao quyền cho họ.

o Thiếu khả năng muốn thực hiện: Cần được đào tạo bổ khuyết những mặt yếu trước khi được ủy nhiệm.

o Thiếu khả năng, không muốn thực hiện: Giao việc cho người này sẽ hỏng việc.

             Khuyến khích mọi người phát biểu

Người lãnh đạo cần động viên mọi người bàn thảo, ngay cả với ý kiến nghịch lại cũng có giá trị của nó.

Chia sẻ trách nhiệm

Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựng khi hoạt động nhóm gặp trở ngại tạm thời. Cũng cần tạo bầu không khí thông hiểu nhau giữa các thành viên nhất thông tin về tiến độ và những thay đổi đường lối làm việc.

             Cần linh hoạt: Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trò của mình chí ít cũng như người khác. Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ động trong nhóm. Dù việc khó đến đâu nhưng nếu có sự đồng lòng của toàn nhóm thì đều có thể hoàn thành. Mọi người đều được phân nhiệm rõ ràng từ đầu đến cuối. Mọi người đều được khuyến khích làm theo phương cách hiệu quả nhất của mình.

Cá nhân xuất sắc sẽ tìm cách vươn lên để khẳng định mình trong nhóm bằng khả năng, kỹ năng, hay kinh nghiệm

 

QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC THEO NHÓM

Tại lần họp đầu tiên: Khi nhóm nhận nhiệm vụ, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến. Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn của họ. Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn cho lần họp sau. Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên.

Những lần gặp sau: Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng người. Biên tập lại bài soạn của từng người cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung. Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc. Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên. Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp. Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị.

Mục tiêu buổi họp: Mỗi buổi họp cần có mục tiêu rõ ràng dựa trên việc trao đổi thông tin. Cần xác định mục tiêu buổi họp. Hướng dẫn dự bàn thảo và nhấn mạnh mục tiêu, nhưng cần nhắm đến sự đồng thuận của cả nhóm.

Tần suất hội họp: Thường ta cần tổ chức họp hai tuần một lần nhằm giúp các thành viên trong nhóm ghi nhớ các kế hoạch và thời hạn công việc, đồng thời, giữ cho nhịp độ thông tin liên lạc được đều đặn. Ngoài buổi họp chính thức thì những hình thức thông tin khác vẫn được duy trì.

Tốc độ diễn biến cuộc họp: Khi điều hành buổi họp phải chuẩn bị nghị trình trước. Đến giờ họp là tiến hành chương trình làm việc ngay. Lý tưởng là một buổi họp chỉ kéo dài tối đa chùng 75 phút, thời hạn mà mọi người có thể tập trung vào vấn đề. Cố gắng diễn giải vấn đề ngắn gọn, rõ ràng.

Giải quyết vấn đề trong nhóm

      Làm thấm nhuần tinh thần đồng đội:  Hãy cho các thành viên tự hào về phần việc của họ. Đưa ra những mục tiêu đặc biệt có tính thử thách sức mạnh toàn nhóm. Khuyến khích toàn nhóm thông tin rõ cho nhau biết các vấn đề và luôn khen họ (nếu đáng). Dành thời gian trả lời chi tiết các báo cáo và thông tin của nhóm.

       Nhận ra các vấn đề: Toàn nhóm đang gặp khó khăn âm ỉ. Bạn muốn mọi người hợp lòng với nhau nhưng xem chừng họ đang có những bất hoà với nhau hoặc bất hòa trong toàn nhóm. Hãy đặt vấn đề xem những rắc rối này nằm ở đâu hoặc dấu hiệu không thoả lòng chung.

       Chuyện trò với từng người: Cần giải quyết các vấn đề cá nhân giữa các thành viên với tinh thần xây dựng. Đừng vội phản ứng với những sự việc cho đến khi bạn nắm rõ nguyên nhân. Nhóm nào cũng có những khó khăn cần vượt qua. Cần ngăn chặn kiểu “đổ lỗi” cho người khác - nếu không nó sẽ làm mất tinh thần đồng đội. Lãnh đạo nhóm bằng tính tiên phong. Liên tục nâng cao tầm nhìn của toàn nhóm. Nhận ra và tán dương nhóm hay cá nhân có thành tích xuất sắc.

       Xử sự với người gây ra vấn đề: Sau khi đã nói chuyện với người gây ra vấn đề, có thể cần có hành động xa hơn. Hãy tích cực tìm cách hàn gắn mọi mối quan hệ. Những điều lưu ý: Hãy nói thật những gì bạn thấy được; Hãy nhìn vấn đề từ góc độ của nhóm; Hãy lợi dụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi; Luôn lạc quan khi giải quyết vấn đề.

      Giải quyết mâu thuẫn: Sự mâu thuẫn cá nhân với nhau có thể mau trở thành vấn đề cho toàn nhóm. Hãy tạo điều kiện để một hay cả hai bên trình bày với bạn để có hướng xoa dịu tình hình. Trường hợp do lỗi điều hành của bạn, lúc ấy cần trao đổi với toàn nhóm để nói lên hướng khắc phục. Vấn đề ở đây là cải thiện cách hành xử, tránh mang tính chất khiển trách hoặc phê phán.

Những ý kiến sáng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cao hơn ý kiến của một cá nhân đưa ra

Đánh giá hiệu quả nhóm làm việc 

Các tiêu chí đánh giá:

o Cụ thể hóa các tiêu chí đánh giá hiệu quả nhóm trên cơ sở cam kết làm việc hiệu quả của mỗi thành viên, mỗi người sẽ là một chủ thể trong nhóm. Các thành viên chủ động hoàn thành nhiệm vụ của mình trong nhóm, chủ động đưa ra ý kiến và ra quyết định.

o Mọi vấn đề kết luận cuối cùng đều có sự thỏa thuận thông qua nhất trí hoặc biểu quyết, hạn chế ý kiến cá nhân. Trường hợp có xung đột phải được giải quyết dựa trên sự nhất trí của đa số các thành viên. Xung đột phải được kiểm soát tránh dẫn đến tác động tích cực.

o Mọi quyết định và chiến lược hành động không bị chi phối bởi một cá nhân. Nhóm hiệu quả là nhóm luôn tạo tiền đề cho sự sáng tạo và thành quả cao.

o Giao tiếp trong nhóm hiệu quả phải nhằm kích thích tinh thần trách nhiệm, cách cư xử của mỗi thành viên và giúp họ hiểu rõ cách cư xử, ý kiến, hành động của nhau. Chấp nhận cả những ý kiến tiêu cực và tích cực. Sẵn sàng cộng tác dựa trên nỗ lực chung và chia sẻ thông tin.

o Nhóm hiệu quả luôn có sự chia sẻ quyền lực. Các thành viên đều nhận thức được vai trò của mình, đều có cảm giác là người gây ảnh hưởng, kích thích thành viên ra quyết định và thực thi quyết định. Nhờ đó kích thích phát triển năng lực, cá nhân và sở thích.

o Một tiêu chí quan trọng nữa để xác định nhóm làm việc hiệu quả là giữa các thành viên có sự chia sẻ tầm nhìn, chia sẻ trách nhiệm, chia sẻ mức độ đáp ứng.

Đánh giá kết quả làm việc: Việc đánh giá kết quả cần phải thực hiện và thực hiện chính xác, đảm bảo minh bạch, công bằng, khi cần có thể mời chuyên gia bên ngoài đánh giá.

Các tiêu chí đánh giá

STT	Đối tượng đánh giá	Các khía cạnh được đánh giá
1	Cả nhóm (Đánh giá hiệu quả của mỗi tổ trực thuộc nhóm trong việc hoàn thành các mục tiêu đề ra)	- Tài chính: Các khoản chi tiêu và lợi nhuận thực tế so với dự đoán. - Thời gian: Kết quả vật chất và các nhiệm vụ đạt được so với tiến độ. - Chất lượng: Thỏa mãn khách hàng. - Phát triển: Đầu tư vào cách thức làm việc theo nhóm, các kỹ năng về kỹ thuật.
2	Trưởng nhóm (Đánh giá hiệu quả trong việc hỗ trợ và chỉ đạo nhóm)	- Kiểm soát: Đạt được các kết quả theo kế hoạch hoặc ngân sách - Đánh giá theo hướng đi lên: Kết quả thực hiện theo như đánh giá của nhóm. - Đánh giá theo hướng đi xuống: Kết quả thực hiện theo như đánh giá của người giám sát. - Tinh thần: Các đánh giá của các thành viên trong nhóm, khách hàng hoặc nhà cung cấp.
3	Tổ (đánh giá hiệu quả của mỗi tổ trực thuộc nhóm trong việc hoàn thành các mục tiêu đề ra)	- Chi tiêu: Kết quả đạt được theo đúng mục tiêu. - Chất lượng: Theo mức độ đánh giá của khách hàng trong tuyến. - Khách hàng: Kết quả theo đánh giá của khách ngoài tuyến. - Cải thiện: Đưa ra các kế hoạch để đạt được kết quả tốt hơn tương lai.
4	Các thành viên của nhóm (đánh giá mức độ đóng góp của mỗi cá nhân vào thành quả đạt được các mục tiêu của nhóm)	- Kết quả: Thực hiện theo các chỉ tiêu. - Đánh giá: Theo mức độ đánh giá của giám sát, đồng nghiệp và khách hàng. - Tự đánh giá: Tự xếp loại theo cá nhân hoặc theo thành viên trong nhóm. - Giá trị bổ sung: Đóng góp thêm ngoài những nhiệm vụ cụ thể đã giao.

Những gợi ý để xây dựng “nhóm làm việc hiệu quả - năng suất cao”

- Không quá nhiều người (5-7 người).

- Có chung sở thích, đam mê, giá trị và nền tảng.

- Hợp lại với nhau để hoàn thành những nhiệm vụ hay những mục tiêu ngắn và cụ thể.

- Mỗi thành viên trong nhóm đảm trách những vai trò và hành động cụ thể để hoàn thành mục tiêu đề ra.

- Tự cam kết làm việc hiệu quả (self-generated commitment):

o Mỗi thành viên là 1 chủ thể trong nhóm;

o Chủ động hoàn thành nhiệm vụ cụ thể của mình trong nhóm;

o Chủ động đưa ý kiến và ra quyết định;

- Thỏa thuận thông qua nhất trí (Agreement through consensus):

o Biểu quyết;

o Hạn chế ý kiến và cảm giác cá nhân;

o Xung đột phải được giải quyết dựa trên sự nhất trí của toàn bộ thành viên;

o Quá trình đi đến quyết định và chiến lược hành động không được thể hiện sở thích, nhu cầu, mong muốn hay khả năng của một cá nhân.

- Xung đột và sáng tạo lành mạnh (Healthy degree of conflict & creativity):

o Xung đột lành mạnh nếu nó tạo tiền đề cho sự sáng tạo và thành quả cao;

o Sự không nhất quán dẫn đến việc đưa ra những ý kiến sáng tạo;

o Xung đột phải được kiểm soát tránh dẫn đến tác động tiêu cực.

- Giao tiếp trong nhóm (Communication):

o Giao tiếp ở mức độ cao liên kết 3 đặc điểm trên.

o Kích thích tinh thần trách nhiệm và cách cư xử thích hợp của mỗi thành viên;

o Mỗi thành viên hiểu rõ cách cư xử, ý kiến và hành động của nhau;

o Chấp nhận cả nhận xét tích cực lẫn tiêu cực;

o Sẵn sàng cộng tác dựa trên nỗ lực chung và chia sẽ thông tin.

- Chia sẻ quyền lực (Empowerment):

o Tạo cảm giác là người gây ảnh hưởng, kích thích thành viên ra quyết định và thực thi quyết định;

o Chia sẻ quyền lực: Kích thích phát triển năng lực cá nhân, kỹ năng và sở thích;

o Chia sẻ tầm nhìn: Nhìn thấy mục tiêu lớn và tìm ra những thách thức;

o Chia sẻ trách nhiệm;

o Chia sẻ mức độ đáp ứng: Vạch ra những cơ hội phát triển mới.

Đưa ra những mục tiêu đặc biệt có tính thử thách sức mạnh toàn nhóm

 

Các yếu tố cản trở hiệu quả làm việc nhóm

a. Yếu tố tâm lý của các thành viên trong nhóm

 

 

 

 

 

 

 

Đây là mô hình thể hiện những trạng thái khác nhau của các thành viên khi bắt đầu hình thành nhóm. Theo đó, sẽ có những biểu hiện sau:

 Sự thỏa mãn: Tự ý thức cao về bản thân; Cho rằng những ý kiến mình đưa ra là đúng; Không để ý đến những ý kiến của người khác.

Sự từ chối: Ngại đưa ra ý kiến; Ngại giao tiếp; Tự ti mặc cảm về bản thân.

Sự do dự: Dễ bị thay đổi vì ngoại cảnh; Hoài nghi về ý kiến của chính mình và của những người khác; Quá thận trọng trong những ý kiến khác; Thiếu dứt khoát trong sự lựa chọn và quyết định, thường phải có sự tác động mạnh.

Sự thay đổi: Quyết đoán với quan điểm đã được nhóm đồng thuận;  Nhận ra thiếu sót trong quan điểm của mình và chấp nhận thay đổi; Thích tiếp cận cái mới.

Trong 4 trạng thái trên, ba trạng thái đầu tiên nếu không nhanh chóng chuyển sang trạng thái thứ tư chắc chắn hoạt động nhóm sẽ không đạt được hiệu quả như mong muốn.

b. Việc xác định mục tiêu nhóm thiếu rõ ràng

Mục tiêu là đích cuối cùng mà nhóm hướng tới. Nhóm làm việc không có mục tiêu rõ ràng sẽ dẫn đến sự mơ hồ, cảm tính trong giải quyết vấn đề. Theo đó, khó có sự đồng thuận của nhóm, hiệu quả làm việc nhóm không đạt, hoặc đạt được nhưng không cao. Mục tiêu của nhóm cần được xây dựng theo 5 tiêu chí: Rõ ràng, cụ thể - Có định hướng - Thực tế - Có khả năng thực thi - Có hạn định về thời gian.

c. Quy chế làm việc nhóm không chặt chẽ, sự phối hợp giữa các thành viên lỏng lẻo

Điều này cũng sẽ là rào cản ảnh hưởng xấu đến kết quả làm việc của nhóm. Khi quy chế làm việc nhóm không chặt chẽ sẽ dễ xuất hiện tình trạng lộn xộn , không đảm bảo quy chuẩn theo những nguyên tắc bắt buộc của quá trình làm việc nhóm, dễ biến buổi làm việc nhóm trở thành hình thức. Bên cạnh đó, việc phối hợp giữa các thành viên lỏng lẻo sẽ khiến kết quả làm việc của nhóm không đạt được kết quả là quyết định và sự thống nhất của tập thể. Trong thực tế, nhiều khi kết quả cuối cùng rất có thể là do sự chi phối của một hoặc một vài cá nhân có tầm ảnh hưởng lớn trong nhóm.