QUY TRÌNH BIÊN TẬP VÀ XUẤT BẢN
TẠP CHÍ XÂY DỰNG VÀ ĐÔ THỊ
Tạp chí Xây dựng và Đô thị trực thuộc Học viện Cán bộ quản lý xây dựng và đô thị được Bộ Thông tin và Truyền thông cho phép xuất bản bằng quyết định số 201/GP-BTTTT ngày 11/2/2009. Tạp chí ra đời là một cơ quan ngôn luận trong lĩnh vực khoa học quản lý về xây dựng và đô thị; Đăng tải các chương trình đào tạo bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực ngành Xây dựng; Tuyên truyền, giới thiệu văn bản quy phạm pháp luật của ngành... Tạp chí cũng là diễn đàn trao đổi về cơ chế chính sách liên quan đến xây dựng và đô thị. Đây chính là cầu nối giữa các học viên của Học viện, các cán bộ trong và ngoài ngành cùng chia sẻ kinh nghiệm trong quản lý, giảng dạy, học tập và ứng dụng thực tế.
Trải qua 21 kỳ xuất bản, Tạp chí Xây dựng và Đô thị luôn tuân thủ quy trình biên tập chặt chẽ cả về nội dung và hình thức. Tạp chí xin báo cáo trình tự biên tập và xuất bản Tạp chí như sau:
I. LẬP KẾ HOẠCH NỘI DUNG CẢ NĂM
Họp định kỳ xây dựng nội dung khái quát các kỳ Tạp chí 6 tháng/lần. Thành phần gồm Hội đồng khoa học, Hội đồng cố vấn biên tập, Tổng biên tập, Phó tổng biên tập, Ban biên tập và các cộng tác viên thường xuyên của Tạp chí.
Nội dung từng chuyên đề chính cho mỗi kỳ Tạp chí được nghiên cứu, trao đổi để đi đến thống nhất nội dung cho cả năm. Các chuyên mục Tạp chí cũng được sửa đổi, bổ sung trong buổi họp tổng thể này.
II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC XÂY DỰNG NỘI DUNG VÀ XUẤT BẢN TỪNG KỲ TẠP CHÍ
1. Xây dựng nội dung
- Hàng tháng, Ban biên tập Tạp chí họp triển khai nội dung cho kỳ xuất bản của tháng đó, phần công công việc cụ thể cho tùng người triển khai trong tháng.
- Đặt bài cho từng chuyên mục
- Mời tài trợ, quảng cáo
2. Công tác biên tập:
a) Biên tập nội dung bản thảo
- Khi nhận bản thảo biên tập, biên tập viên trình Tổng biên tập, Phó tổng biên tập, Hội đồng khoa học là những chuyên gia cao cấp trong ngành duyệt trước nội dung. Nếu bài viết đáp ứng yêu cầu Tạp chí, bản thảo sẽ được tiến hành biên tập.
- Biên tập viên tiến hành biên tập nội dung bản thảo. Việc biên tập phải đảm bảo chính xác các kiến thức, tính logic và tính nghệ thuật. Văn phong phải rõ ràng, mạch lạc, tuân thủ các quy tắc về ngữ pháp, chính tả tiếng Việt, cách viết hoa, phiên âm tiếng Việt… Việc sửa chữa trực tiếp trên bản thảo bằng bút đỏ, chữ viết, trình bày rõ ràng, tránh gây nhầm lẫn, hiểu sai cho các công đoạn sau.
- Với những nội dung, kiến thức cần chỉnh sửa nhưng chưa thật chắc chắn, biên tập viên cần liên lạc trao đổi trực tiếp với tác giả. Những kiến thức mà biên tập viên chưa hiểu rõ, cần đánh dấu để xác minh qua tác giả hoặc tra cứu qua các loại từ điển sách công cụ, không tuỳ tiện cắt bỏ, sửa chữa theo chủ quan của cá nhân.
- Sau khi biên tập, biên tập viên phải viết tóm tắt nội dung bản thảo để làm căn cứ cho hoạ sỹ thiết kế bài Tạp chí.
b) Biên tập kỹ thuật, mỹ thuật:
Tuỳ theo tính chất, mức độ hoàn thiện của bản thảo và yêu cầu tổ chức sản xuất, công đoạn biên tập kỹ thuật, mỹ thuật được thực hiện tiếp theo việc biên tập nội dung (nếu bản thảo được sắp chữ, mi trang trước khi biên tập) hoặc thực hiện sau khi sắp chữ, mi trang.
- Căn cứ vào market chung xây dựng cho các bài cụ thể, biên tập viên đối chiếu, sửa lỗi trình bày.
- Với kinh nghiệm, kiến thức và trách nhiệm của mình, biên tập viên có thể tham gia vào việc trình bày sách do mình biên tập, đề xuất những phương án chỉnh sửa, thay đổi thiết kế kỹ, mỹ thuật nhằm nâng cao hiệu quả về thẩm mỹ cho Tạp chí.
c. Đọc duyệt biên tập:
Bản thảo sau khi biên tập, ra bông sạch, phải được đọc duyệt biên tập lần cuối. Tổng biên tập, Phó Tổng biên tập Tạp chí sẽ trực tiếp đọc duyệt hoặc có thể uỷ quyền cho biên tập viên có kinh nghiệm chuyên môn đọc duyệt biên tập trình Tổng biên tập duyệt lần cuối trước khi in, tuỳ theo nội dung, tính chất của từng bản thảo cụ thể.
3. Thiết kế mỹ thuật, trình bày, chế bản:
a) Về trình bày:
- Người thiết kế đảm nhiệm việc thiết kế market trình bày chung cho Tạp chí. Bộ phận sắp chữ, mi trang sẽ căn cứ market để trình bày Tạp chí theo quy định thống nhất.
- Với những bản thảo có tính đặc thù về nội dung, thể loại, phải tổ chức thiết kế market riêng cho từng chuyên mục (kích thước, bát chữ, font chữ, bảng biểu, hình minh hoạ…)
b) Thiết kế bìa Tạp chí:
- Bìa Tạp chí thiết kế phải phù hợp với nội dung, bìa gồm 4 trang 4 màu.
- Các hình ảnh minh hoạ phải chỉnh sửa kỹ, bảo đảm chất lượng ảnh. Khi thiết kế phải thu phóng, cắt cúp ảnh theo yêu cầu trình bày, vị trí, bảo đảm được tính mỹ thuật cho Tạp chí.
- Bản thiết kế Tạp chí phải được chỉnh sửa kỹ về nội dung, trình bày, được duyệt lần cuối trước khi phân màu điện tử, ra phim phục vụ cho việc in ấn.
c) Chế bản, sắp chữ, mi trang:
- Căn cứ market trình bày được thiết kế cho từng bản thảo, người chế bản sắp chữ, mi trang cho bản thảo theo đúng yêu cầu, nội dung của market. Với những bản thảo chữa vào bài (bản thảo viết tay, bản thảo tái bản), người chế bản phải đánh máy vào bài.
- Bản thảo mi trang, ra bông phải sáng sủa, rõ ràng, theo đúng yêu cầu của market trình bày. Việc sửa lỗi trước khi ra bông phải được làm kỹ, tránh sai sót.
- Sửa hết lỗi sau khi đã đọc bông để ra bông mới trước khi giao cho người đọc bông.
- Mỗi bản thảo được ra 2 bông trước khi ra can, với những bản thảo phức tạp, bản thảo có những yêu cầu riêng phải ra nhiều bông, sẽ có yêu cầu riêng với từng bản thảo cụ thể.
- Thời gian thực hiện công việc chế bản phải được thực hiện đúng hợp đồng, bảo đảm tiến độ chung của quy trình xuất bản.
4. Đọc bông, sửa morat, kiểm tra can
- Bản thảo sau khi biên tập, sắp chữ mi trang phải được đọc bông để sửa lỗi morat.
- Căn cứ để đọc bông là bản thảo gốc đã được biên tập, market trình bày Tạp chí. Người đọc bông phải đọc đối chiếu với bản thảo, sửa những lỗi sai về nội dung, kỹ thuật, sắp chữ, mi trang.
- Người đọc bông phải phát hiện những sai sót về nội dung, lỗi chính tả, về trình bày và sửa chữa. Bản bông phải nhất quán về chính tả, phiên âm tiếng nước ngoài cho cả Tạp chí. Với những đề xuất chỉnh sửa ngoài phạm vi đọc bông, người đọc bông phối hợp với biên tập viên để thống nhất nội dung và cách chỉnh sửa.
- Bông cuối trước khi ra can được chuyển cho tác giả xem lại lần cuối để chỉnh sửa những sai sót chưa được phát hiện (nếu có), bổ sung những chỗ còn khiếm khuyết.
- Số lượng bông phải đọc thông thường là 2 bông. Với những bản thảo phức tạp phải sửa chữa nhiều, bản thảo có yêu cầu riêng, số lượng bông phải đọc sẽ nhiều hơn
Tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng bản thảo
- Sau khi ra can, người đọc bông phải kiểm tra can về nội dung, trình bày so với bản bông cuối và bản thảo gốc. Can phải kiểm tra kỹ về chất lượng để bảo đảm chất lượng in.
- Người đọc bông là người kiểm tra bản can cuối cùng trước khi in.
5. In ấn
- Trước khi đưa in, Ban biên tập phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ in. Hồ sơ in bao gồm:
+ Quyết định xuất bản
+ Phiếu đặt in
+ Bản can (có ghi rõ số trang và chỉ thị bình bản)
+ Các phim phụ bản, phim bìa
+ Market chỉ thị bình bản in, market phụ bản, market bìa
+ Các thông tin ghi trên Tạp chí theo Luật Xuất bản
- Phiếu đặt in phải thể hiện rõ các nội dung yêu cầu của Tạp chí về kỹ thuật, hình thức Tạp chí. Trong phiếu đặt in phải thống kê đầy đủ các thành phần của hồ sơ in, ghi rõ số lượng bản in, loại giấy, quy cách đóng gói, thời gian và địa điểm nhận hàng.
- Nhân viên theo dõi in phải bám sát nhà in để đôn đốc, theo dõi tiến độ chất lượng in. Kịp thời phát hiện những sai sót trong quá trình in để kịp thời xử lý.
- Sau khi ruột Tạp chí và bìa được in xong phải lấy ngay bản mẫu về kiểm tra chất lượng in (cả về nội dung và kỹ thuật), nếu phát hiện sai sót phải kịp thời báo cáo lãnh đạo Tạp chí và đề xuất hướng xử lý kịp thời trước khi gia công sách.
6. Đọc kiểm tra lưu chiểu
- Tạp chí sau khi in và nhận hàng, phải được đọc kiểm tra lưu chiểu.
- Biên tập viên của Tạp chí là người đọc kiểm tra lưu chiểu và lập phiếu lưu chiểu trình lãnh đạo ký duyệt.